La garantie de la confidentialité nécessaire à la libre expression des préoccupations, des enjeux et des conflits contribue à instaurer un climat de confiance. Les conversations avec l’ombudsman sont confidentielles et informelles. Le Règlement concernant l'ombudsman stipule que l’ombudsman reçoit et traite les plaintes et demandes de renseignements de manière confidentielle. Ces renseignements comprennent vos renseignements personnels. Toutefois, l'ombudsman peut divulguer de l'information confidentielle s'il estime qu'une personne représente un danger grave et imminent pour elle ou un tiers.
Des mesures ont été mises en place afin d’assurer la confidentialité de la gestion documentaire tant sur support informatique que papier.
Ayant des pouvoirs d’enquête, l’ombudsman est maître de ses enquêtes. Il peut obtenir tout renseignement ou élément de preuve lui permettant d’évaluer la situation. Il peut ainsi obtenir toute information ou document qu’il considère pertinent, de toute personne, service ou unité de l’Université qu’il juge opportun de contacter. Il peut utiliser les renseignements fournis par le demandeur aux fins notamment d’évaluer la recevabilité de sa demande. Dans le cadre de son enquête, il pourrait être amené à dévoiler l’identité du demandeur.