Voici quelques exemples de questions qui nous sont posées et des réponses que nous donnons couramment. N’oubliez pas que chaque situation est foncièrement différente : les renseignements donnés ici ne peuvent être utilisés qu’à titre indicatif, et les réponses données ne peuvent être considérées comme des avis juridiques.
L’ombudsman a comme rôle principal de recevoir les plaintes des membres de la communauté universitaire. Il peut faire enquête lorsqu’il a raison de croire que la personne qui a déposé une plainte a été lésée par les mécanismes administratifs ou a été l’objet d’injustice ou d’atteinte à ses droits fondamentaux ou à sa dignité de la part d’un membre agissant au nom de l’Université. Il peut aussi recevoir une plainte de la part d’une personne qui a soumis une demande d'admission, d'un usager de services ou d'une personne faisant office de sujet de recherche dans le cadre d'un projet de recherche dont le protocole est approuvé par l'un des comités d'éthique de la recherche de l'Université Laval.
L’ombudsman reçoit les demandes d'informations. Il peut vous aider à clarifier une situation, préciser un problème, déterminer les enjeux et identifier les actions appropriées. Il peut vous référer aux dispositions réglementaires applicables et, le cas échéant, à d’autres ressources existantes sur le campus universitaire. Il a, entre autres, l’obligation de vous informer de l’existence des recours prévus selon les règlements en vigueur et de la manière de vous en prévaloir. Toutefois, il ne peut pas vous accompagner lors des recours en raison de ses obligations de neutralité et d’impartialité.
Vous trouverez des précisions sur le rôle, la mission et le fonctionnement du Bureau de l’ombudsman dans la section Mieux connaître l’ombudsman : rôles et pouvoirs.
L’ombudsman est nommé par le Conseil d’administration sur recommandation du recteur qui est appuyé par un avis du Comité conseil composé, sauf exception, de membres du Conseil universitaire ou du Conseil d’administration, et dont la recommandation a été approuvée par le Conseil universitaire.
L’ombudsman relève du Conseil d’administration. Il remet, à chaque année, un rapport public de ses activités et de ses recommandations au Conseil universitaire et au Conseil d’administration.
- Vous croyez que vos droits ne sont pas respectés.
- Vous êtes victime d’une injustice.
- Vous vous sentez lésé par les mécanismes administratifs.
L’ombudsman vous écoutera, identifiera la problématique et déterminera s’il peut intervenir selon la réglementation applicable.
On ne peut recourir aux services de l’ombudsman :
- S’il s’est écoulé plus d’une année depuis l’acte ou l’omission qui fait l’objet de la demande;
- Si vous disposez de recours prévus par ailleurs selon les règlements en vigueur;
- Si vous avez déjà exercé ou si vous exercez un recours devant une instance judiciaire ou quasi judiciaire portant sur les mêmes faits que ceux indiqués dans votre plainte;
- Si vous disposez d’une procédure de grief ou d’appel en vertu d’une convention collective ou d’un protocole de conditions de travail.
- Recevoir et traiter les plaintes;
- Conseiller et informer;
- Enquêter, interroger et obtenir tout document ou renseignement considéré pertinent;
- Refuser une plainte;
- Recommander un correctif, un palliatif, une alternative;
- Proposer des modifications aux politiques et règlements dans un but d’amélioration des pratiques universitaires de justice et d’équité;
- Enquêter à sa discrétion, lorsque jugé nécessaire, sur toute question touchant les droits fondamentaux, la justice et l’équité de traitement.
Suivez le processus administratif prévu dans le Règlement des études et, en dernier recours, vous pourrez consulter l’ombudsman.
Des recours sont prévus aux articles 3.6, 3.7 du Règlement des études (édition du 1er septembre 2021) : la demande de révision et la demande d’appel. Consultez ces articles pour connaître les conditions et les délais applicables. En dernier recours, vous pourrez consulter l’ombudsman.
L’abandon d’une activité de formation (cours) doit se faire de manière officielle et en conformité avec les exigences prévues à l’article 3.37 du Règlement des études (édition du 1er septembre 2021). Il est essentiel de respecter les délais fixés au calendrier universitaire.
Généralement, les étudiants et étudiantes peuvent modifier leur choix de cours ou en annuler un ou plusieurs durant une courte période en début de chaque session, en libre-service à partir de la section Inscription aux cours dans monPortail, le dossier étudiant.
Si le changement est fait avant la date limite d’abandon avec remboursement prévue au calendrier universitaire, les frais de scolarité seront annulés. Si le changement ne peut être fait en libre-service par l’étudiant, ce dernier doit aviser sa direction de programme, idéalement par écrit en respectant le même délai. Autrement, les frais resteront dus et ce, même s’ils sont encore impayés par l’étudiant ou l’étudiante.
Après la date limite d’abandon avec remboursement, l’étudiant ou l’étudiante peut demander l'abandon de cours au plus tard à la date limite permise, toujours en libre-service via monPortail, ou à défaut en avisant la direction de programme, mais doit/devra acquitter la totalité des frais du ou des cours abandonné(s).
Les articles 4.46 à 4.50 du Règlement des études (édition du 1er septembre 2021) prescrivent la marche à suivre. L’ombudsman n’agira pas en révision de ces décisions. L’appel de la révision de la décision du responsable étant final. L’ombudsman pourra examiner si le processus a été suivi adéquatement.
Il est primordial de connaître le Règlement disciplinaire à l’intention des étudiants et étudiantes de l’Université Laval. Vous pouvez consulter votre association étudiante afin d’obtenir l’aide et l’accompagnement utiles. L’ombudsman peut également vous informer et vous référer aux personnes-ressources.
Il s’agit d’un droit reconnu à l’article 1.2 de la Déclaration des droits des étudiants et des étudiantes à l'Université Laval. Vous pouvez déposer une plainte écrite au supérieur immédiat de cet enseignant. Il devra vous répondre par écrit dans les dix jours ouvrables après la réception de votre plainte.
Si vous êtes insatisfait de la réponse ou des démarches du supérieur, vous pouvez déposer une plainte à l’ombudsman qui jugera de sa recevabilité et, le cas échéant, offrira une médiation aux parties. Il peut recommander au Secrétaire général de saisir le Comité d’application des droits des étudiants et des étudiantes. Consultez la Déclaration des droits des étudiants et des étudiantes.
Si vous avez des faits nouveaux de nature à modifier la décision d’exclusion, vous pouvez demander, dans le délai prescrit, la levée de la sanction par écrit à votre directeur de programme. Référez-vous aux articles 5.3 à 5.6 du Règlement des études (édition du 1er septembre 2021).
Le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l'innovation est responsable de l’application de la Politique sur la conduite responsable en recherche, en création et en innovation à l'Université Laval, ainsi que du Règlement sur la propriété intellectuelle. Il vous conseillera sur vos droits et recours.
Vous pouvez adresser votre plainte à l’ombudsman.
Si vous estimez avoir été victime de discrimination, de comportements vexatoires ou de harcèlement, vous pouvez vous adresser au Bureau du respect de la personne.
Ce bureau regroupe le Centre de prévention et d’intervention en matière de harcèlement (CPIMH) et le Centre d’intervention et de prévention des violences à caractère sexuel (CIPVACS), en plus de traiter les divulgations d’actes répréhensibles.
Si votre interrogation ne trouve pas de réponse dans la liste ci-dessus, n’hésitez pas à nous soumettre votre question par courrier électronique à info@ombudsman.ulaval.ca.